Przed każdym organizatorem konferencji pojawia się wyzwanie dotyczące wyboru odpowiedniego miejsca. Źle dobrana lokalizacja może skutecznie popsuć zakładany charakter wydarzenia. Dlatego ta decyzja jest niezwykle ważna i zdecydowanie nie warto zostawiać jej na sam koniec listy rzeczy do zrobienia podczas przygotowywania eventu. Obecnie dostępnych jest sporo opcji dla organizatorów konferencji. Jednymi z najpopularniejszych rozwiązań jest korzystanie z dedykowanych sal pod tego typu wydarzenia w hotelach lub biurach serwisowanych. Jakie są zalety i wady obydwu z wymienionych możliwości? Zapoznaj się z poniższym artykułem i podejmij najlepszą decyzję!
Wynajem sali konferencyjnej w hotelu
Hotele kilkugwiazdkowe w większości przypadków posiadają specjalnie dopasowane przestrzenie biznesowe, które doskonale nadają się do przeprowadzenia w nich konferencji. Praktyczną zaletą tego rozwiązania jest możliwość szybkiego dostarczenia przekąsek oraz ciepłych napojów podczas eventu. Wiele konferencji trwa kilka godzin, dlatego zapewnienie, chociaż drobnego posiłku oraz napojów powinno zostać uwzględnione przez organizatorów.
Wynajem sali konferencyjnej w hotelu to również dobre rozwiązanie dla wydarzeń trwających kilka dni. Zaproszeni goście nie muszą bowiem długo szukać noclegu – wystarczy rezerwacja pokoju w tym samym ośrodku! Jednak, jeśli planujesz konferencję trwającą kilka dni, rezerwacja sali konferencyjnej w hotelu powinno mieć miejsce na jak najwcześniejszym etapie. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że zabraknie pokojów dla Twoich gości w wybranym przez Ciebie terminie.
Wynajem sali konferencyjnej w osobnym budynku
Zapotrzebowanie na najem sal konferencyjnych ciągle rośnie, dlatego tego typu pomieszczenia można znaleźć w innych miejscach niż hotele. Sale dedykowane do prowadzenia takich eventów są coraz częściej spotykane w ofercie np. biur serwisowanych. To innowacyjne rozwiązania, które otwierają zupełnie nowe możliwości przed małymi firmami oraz freelancerami. Sale konferencyjne udostępniane przez biura serwisowane często są bardziej kameralne niż te dostępne w hotelach. To dobre rozwiązanie dla organizatorów konferencji, w której nie bierze udziału kilkuset gości.
Kolejną zaletą wynajmu sali konferencyjnej w biurze serwisowanym jest jej atrakcyjna lokalizacja. Tego typu firmy mają bowiem siedziby w ścisłym centrum największych miast w Polsce. Decydując się na skorzystanie z oferowanej przez nich przestrzeni, zwiększasz szansę, że na Twoim wydarzeniu pojawią się osoby z innych miejscowości.
Jakie rozwiązanie wybrać?
To, które rozwiązanie wybierzesz zależy przede wszystkim od Twoich potrzeb i oczekiwań. Nie można również zapomnieć o aspekcie finansowym. W związku z tym, że sale konferencyjne oferowane przez biura serwisowane nie należą do największych, ich ceny często są bardzo atrakcyjne. Jeśli jednak planujesz wydarzenie, w którym weźmie udział kilkuset gości, lepiej rozważyć wynajem przestrzeni w hotelu, gdzie z pewnością każdy będzie mieć miejsce.
Sale konferencyjne w budynkach takich jak biura serwisowane są dobrym rozwiązaniem na krótkie i kameralne wydarzenia. Jeśli zdecydujesz się na wynajem tego typu przestrzeni, sprawa z cateringiem może być nieco utrudniona. Natomiast drobne przekąski i ciepłe napoje często są uwzględniane przy wynajmie sali konferencyjnej w biurach serwisowanych.